كيفية إنشاء الملاحظات التجارية

الملاحظات التجارية هي الطريقة المفضلة للاتصال لنشر معلومات مهمة حول تغييرات السياسة وحالة المشروع وتغييرات الموظفين وأي تحديثات أخرى تراها الشركة ذات صلة. يتم حفظ هذه الملاحظات عادةً وتعتبر جزءًا من التطور السياسي للشركة ، ويجب أن تكون ملاحظات الأعمال مقصورة على موضوع واحد ، وغالبًا ما يُنظر إليها كخيار صحيح لنقل معلومات مهمة للشركة.

1

حدد هدفك بوضوح وعلى الفور. نظرًا للكمية الكبيرة من المعلومات التي يتم توزيعها في بيئات العديد من المكاتب ، من الضروري الحصول على النقطة الرئيسية في الملاحظة قبل إرسال الرسالة. نظرًا لأن التحميل الزائد للمعلومات يمثل مشكلة لكثير من المكاتب ، يميل المحترفون المشغولون إلى التنقل بين الملاحظات ثم التخلص منها. الحصول على الغرض من الملاحظة من خلال الفقرة الأولى ، هو أفضل طريقة للتأكد من أن معظم المستفيدين يمكنهم قراءة المعلومات وتذكرها.

2

حدد من الذي يجب أن يتلقى الملاحظة من أجل إعداد عنوان الملاحظة. كن حذرًا في إرسال المذكرة إلى أولئك الذين يحتاجون إلى المعلومات ولا إلى شخص آخر. تأكد من التدقيق الإملائي في الأسماء وإضافة عناوين المستلمين.

3

إعداد مخطط تفصيلي. الحفاظ على المذكرة موجزة وموجزة هو الهدف. لهذا السبب ، من الأسهل التأكد من أن الكاتب سيظل يركز على الموضوع ، مع تقديم تفاصيل عن أهم الحقائق فقط ، إذا كان مخططًا مُعدًا.

4

اكتب الملاحظة . يجب أن تحتوي الفقرة الأولى على أهم المعلومات.

5

اكتب قسم نص الملاحظة ، مع تطوير محتوى الفقرة الأولى.

6

قم بإعداد دعوة للعمل في القسم الختامي من الملاحظة. يجب أن يوضح القسم الأخير من المذكرة بوضوح ما هو متوقع من المستفيدين.