كيفية تطوير اجتماعات فعالة في شركتي

في الشركات ، هناك مرض متوطن يصيبهم جميعًا على قدم المساواة: "التهاب Reunionitis". يعد فقدان الإنتاجية الناتج عن الساعات المستثمرة في الاجتماعات أحد الجوانب التي تهم معظم فرق الإدارة. وفقًا لتجربتنا ، من الضروري تطبيق منهجية لضمان أن تكون الاجتماعات مثمرة: القيادة والصرامة والالتزام ، وإذا كنت ترغب في عقد اجتماعات فعالة في شركتك ، فاقرأ بعناية الخطوات التالية.

1

فكر فيما إذا كان الاجتماع ضروريًا بالفعل ، وكذلك من يجب أن يحضر بطريقة أساسية. لمعرفة ما إذا كان يمكن تجنب الاجتماع ، حدد أهدافك بوضوح ودقة وتقييم ما إذا كان يمكنك الانتظار.

2

إرسال المكالمة مع ترتيب اليوم بطريقة موثقة. اضبط وقت البدء والانتهاء. من الضروري أن يعرف جميع الحاضرين الموضوعات التي سيتم مناقشتها. نوصيك بقراءة المقالة التالية حول كيفية تذكير الأشخاص بحضور الاجتماع.

3

حاول التأكد من أن جميع المشاركين يعدوا الاجتماع بشكل صحيح قبل بدايته. سيتم تحقيق ذلك عن طريق إرسال المكالمة ، كما أبلغنا في الخطوة السابقة.

4

كن دقيقا. ابدأ في الوقت المحدد. ضع في اعتبارك أيضًا أن التجميع يجب أن يدوم أقل من ساعة ونصف حتى لا يسبب التعب. هل تعرف بالفعل كيفية وضع الجداول؟

5

سيعمل المنسق أو من يعينه كمشرف وقائد للاجتماع. يجب أن يضع هذا إرشادات واضحة عند التعامل مع قضايا مجلس الإدارة ، فمن المستحسن تجنب "الطريقة الحرة" لتجنب خلق تشتت بين الحضور.

6

تجنب جميع أنواع الانقطاعات. كن حذرًا مقدمًا: الهواتف الخارجية والهواتف ...

7

لا تتعامل مع القضايا خارج جدول الأعمال.

8

احترم تدخلات الآخرين. ممارسة الاستماع الفعال وتكون ملموسة. لذلك ، تجنب الجدالات السخيفة أو القضايا الشخصية بأي ثمن.

9

سجل الاجتماع وأرسله بين 24-48 ساعة القادمة ، ما لم يتفق على خلاف ذلك. في هذا عليك أن تكتب الاستنتاجات التي كانت واضحة في الجلسة . سيشجع ذلك العمال الذين سيعطون الاجتماعات مكانة وأهمية ذات صلة.

• لا تدع الاجتماع يصبح مناجاة ، راقب ردود أفعال الحاضرين.