كيفية تنظيم الوثائق المالية للشركة

التنظيم الصحيح للوثائق المالية هو عامل حاسم في حسن سير أي شركة. وبالإضافة إلى ذلك ، لإدارة الموارد الاقتصادية على النحو الأمثل ، من الضروري إجراء مراقبة يومية للمستندات المحاسبية ليكون على بينة من جميع المعاملات ولحل مشاكل السيولة التي قد تنشأ بسرعة. كما أنه مهم للغاية على المستوى القانوني ، حيث أن طلب جميع المستندات المطلوبة وتحديثها يمكن أن يسهل الامتثال للالتزامات القانونية وتجنب المشاكل والمطالبات المحتملة من قبل الدولة. في المقالة التالية نعرض لك بعض الطرق البسيطة لتنظيم الوثائق المالية للشركة .

1

يكمن مفتاح التحكم الكامل في الوثائق في مهمة تنظيم جميع المستندات المتعلقة بالتدريب الاقتصادي للشركة وتحديدها وترميزها وحفظها يوميًا. وبالتالي ، يمكننا تحديد موقعها بسهولة والتخلص منها عند الحاجة ، لذلك من المهم للغاية أيضًا الحفاظ على الطلب والحفاظ عليه عند القيام بذلك لتجنب الأخطاء أو فقد المستندات. دعونا نرى أدناه حلولًا بسيطة وعملية لتنظيم المستندات المادية.

2

مع التركيز على إعداد الفواتير ، يتمثل الخيار الجيد في تقديم فواتير الموردين وفواتير العملاء بشكل منفصل ، إن وجد. تتمثل الطريقة التي يمكننا اتباعها في تحديد وتعيين رقم يمكن حسابه لكل من الموردين والعملاء وتصنيف الفواتير في خزائن الملفات التي تحتوي على هذا الترقيم. هناك طريقة بسيطة للقيام بذلك تتمثل في استخدام خزانة ملفات مختلفة للعملاء والموردين ، والفرز بالترتيب الأبجدي ودائما بعد ترتيب زمني لكل منهم ، وتجنب الاضطرابات المؤقتة. هناك خيار آخر لإكمال ملف الفاتورة ، وهو القيام بذلك باستخدام جدول excel لتتبع الفواتير التي تم إصدارها وتلقيها ، عند الحاجة ، لتسهيل البحث.

3

المستندات المحاسبية الهامة الأخرى هي تلك التي تجعل من دفع الضرائب الموافق لنشاط الشركة فعالاً. أبسط شيء هو إنشاء مؤسسة حسب نوع الضرائب (ضريبة القيمة المضافة ، IRPF ، ضريبة الشركات ، إلخ) وحفظها وفقًا لهذا المعيار. من المهم دائمًا أرشفتها ترتيبًا زمنيًا ، حيث سيسهل ذلك العثور على المستند المطلوب لاحقًا.

4

فيما يتعلق بإدارة الأمور المتعلقة بالفريق الإنساني للشركة ، فإن البديل الفعال هو تمكين خزانة الملفات من تصنيف وثائق كل موظف. أي ، جمع في مجلدات كل ملفات كل عامل ، مثل عقد العمل ، والرواتب ، والمزايا ، والمراجعات الطبية ، إلخ. يجب أن تكون حذرًا ومنضبطًا للغاية مع هذا الملف ، حيث إنه من المعلومات التي لا يمكن لجميع العاملين في الشركة معرفتها لأنها تحتوي على معلومات سرية ، لذلك سيكون من المهم الاحتفاظ بها مقفلة أو في مكان خاص. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يكون متاحًا دائمًا في حالة إجراء فحص ممكن.

5

بالإضافة إلى تنظيم المستندات الفعلية جيدًا ، من الضروري وجود تنظيم مناسب لجميع الملفات الرقمية ، والطريقة الاستثنائية لتحقيق ذلك هي الحصول على خدمة مدير محاسبة. سيكون من الممكن إدارة جميع المسائل المحاسبية والضريبية والعمالية في أعمالنا ، والحصول على المعلومات والأدوات التي نحتاجها في أي وقت. بهذه الطريقة ، سيكون لدينا جميع مستندات العمل في مكان جيد وفي متناول أيدينا.