كيفية تنظيم اجتماع رسمي

في بعض الأحيان لا يكفي البريد الإلكتروني. هناك قرارات أعمال لا يمكن اتخاذها إلا بدفع اجتماع وجهاً لوجه بين رؤساء الإدارات المعنية ، أو حتى بين أعضاء الشركات والمؤسسات المختلفة. مثل أي عمل رسمي ، يتطلب الاجتماع الوفاء ببعض الخطوات لتطويره الصحيح. لهذا السبب في com. نشرح كيفية تنظيم اجتماع رسمي .

المرحلة السابقة: تنظيم الاجتماع

بادئ ذي بدء ، يجب طرح سؤال: "هل من الضروري حقًا تنظيم اجتماع لهذا الموضوع؟" وهل هذه التعيينات غالبًا ، وهي محقة في ذلك ، لها سمعة لكونها تلتهم الوقت بشكل حقيقي ، مما يؤخر ساعات طويلة دون حل المشكلات التي تمت مناقشتها. لذلك ، من الضروري التفكير في كل مرة يتم فيها تنظيم اجتماع ما إذا كانت هناك حاجة فعلية له ، أو إذا كان يمكن حل المشكلة التي يتم التعامل معها بسرعة أكبر بكثير مع بضع رسائل بريد إلكتروني أو بعض المكالمات الهاتفية أو حتى جلسة فيديو عبر الفيديو من خلال سكايب أو جوجل دردشة فيديو جماعية.

بمجرد اتخاذ القرار ، من الضروري تحديد عدد الأشخاص الذين سيحضرون وإرسال الدعوة لهم ، ويفضل أن يكون ذلك عن طريق وسيلة مكتوبة وفي وقت كاف ، على سبيل المثال 15 يومًا إذا كان الأمر يتعلق بإقتباس الأشخاص الذين يتعين عليهم السفر من مدينة أخرى ، على الرغم من أن ذلك سيعتمد على جدول الأعمال ووضع كل شركة

توصية واحدة: كلما زاد عدد الأشخاص كلما طالت مدة الاجتماع ، سيكون من الأفضل عدم ذكر أكثر من الأشخاص الأساسيين. قبل أيام من الاجتماع ، يُنصح بتأكيد حضور كل ضيف عبر الهاتف.

بالإضافة إلى قائمة الأشخاص ، يجب عليك أيضًا تحديد المدة المقدرة للاجتماع ، والإشارة إلى جدول أعمال وإنشاء مكان للاجتماع ، في غرفة مجهزة لهذا الغرض. يجب توضيح كل ذلك جيدًا في مستند الاقتباس الذي يتم إرساله إلى كل مشارك في الاجتماع.

إعداد الغرفة

إذا لم يكن لدى مركز العمل غرفة اجتماعات مناسبة ، أو إذا لم يكن مجانيًا لليوم المحدد للاجتماع ، فيمكنك دائمًا اللجوء إلى مركز للمؤتمرات أو إلى فندق أو مركز أعمال به مسافات تمكين. اعتمادًا على الاجتماع ، قد يكون من الضروري أن يكون لديك اتصال بالإنترنت ، أو ما يكفي من المقابس ، وجهاز عرض أو معدات مؤتمرات الفيديو.

في نفس يوم الاجتماع ، يجب عليك أولاً التحقق من الغرفة ، والتحقق من أن الإضاءة والصوت وأجهزة الكمبيوتر تعمل دون مشاكل وأن الأثاث قد تم ترتيبه بشكل صحيح. أيضا ، عليك أن تضع الماء والنظارات بجانب كل مقعد. إذا نصح الجدول الزمني للاجتماعات ، فيمكنك إعداد بعض القهوة والوجبات الخفيفة ، إما قبل الاجتماع أو كفترة استراحة.

تطوير الاجتماع

الإيجاز مهم ، بحيث لا يكون الفعل أبديًا. لذلك ، من الملائم الحفاظ على جدول أعمال ومتابعته بدقة ، في محاولة لعدم الخروج عن القضايا التي تم تناولها وفي أي حال ترك في وقت لاحق أو إلى اجتماع لاحق القضايا الثانوية التي قد تنشأ.

إذا لم يكن الاجتماع الأول حول نفس الموضوع ، فيمكنك البدء بإعادة تلخيص المشكلات التي تمت مناقشتها والاتفاقيات التي تم التوصل إليها مسبقًا. من المستحسن أن يقوم أحد المشاركين ، أو عدة من يتناوبون إذا كان ذلك مناسبًا ، في الاجتماع بدور سكرتير ، يحمل مسودة تقرير حول تطويره.

في النهاية ، يتم ترك تقرير قرار صغير جاهزًا ، وإذا لزم الأمر ، يتم تحديد موعد الاجتماع التالي.

مرحلة لاحقة

مع مزيد من الهدوء ، يتم مسح مشروع التقرير عن الاجتماع. وبالمثل ، يُطلب منه مغادرة القاعة المستخدمة في حالة جيدة ، ويتم تنظيم الاستعدادات للاجتماع التالي ، وبدء العملية مرة أخرى.