كيفية الرد على الهاتف بطريقة مهنية

إن امتلاكك لمهنية مهنية عبر الهاتف يمكن أن يساعدك على النجاح في عالم الأعمال ، سواء كنت تمثل شركة صغيرة ، أو تقدم معلومات لمؤسسة مالية أو تعمل كخط أول للاتصال بشركة كبيرة. طريقة احترافية للرد على الهاتف في اتصال العمل تبقي كل شيء واضحًا بين الطرفين. "التواصل بوضوح والاستماع بشكل فعال هما حجر الزاوية في العلاقات الموالية." عندما لا يتمكن الأشخاص من رؤية الشخص على الطرف الآخر من الهاتف ، يتيح لهم الموقف الواثق والمعرفي أن يعرفوا أنهم يتعاملون مع شخص محترف. .

1

خذ وقتك لالتقاط مستقبل مكالمة واردة. يهرع للرد على الهاتف عندما لا تكون مستعدًا ، ويخبر الشخص في الطرف الآخر أنك غير مستعد لإجراء المكالمة. اترك الهاتف يرن مرة أو مرتين قبل استلامه وخذ نفسًا عميقًا للتحضير للمكالمة.

2

استشهد بالمنظمة التي تمثلها واسمك. هذه اللحظة مهمة لأنها تنقل المعلومات الأساسية إلى الطرف الآخر وتزيل أي شك حول ما إذا كان الرقم صحيحًا أم لا.

3

الاستماع بعناية للمتصل. انتظر حتى تنتهي من التحدث للإجابة وتأكد من فهم أسئلتك قبل الإجابة. وضح أي تفاصيل لأسئلة المحاور إذا كنت غير متأكد.

4

تحدث ببطء عند الرد على المتصل. كن واثقا في إجاباتك. اختر لغتك بعناية ، حيث أن المصطلحات أو الكلمات غير الحاسمة يمكن أن تقود المتصل إلى الشك في تجربته. اسأل المتصل إذا كنت تفهم المعلومات التي تقدمها.

5

اطلب الإذن قبل تعليق المكالمة . أشكر المتصل على سعة صدرك وأخبره كم من الوقت سيتعين عليه الانتظار. طلب الموافقة على إعادة توجيه الرسائل أو البحث عن طلب ، لأن ذلك سيعطي للمتصل خيار الانتظار عبر الإنترنت أو لا.

6

تحقق من أن المتصل قد فهم المعلومات التي قدمتها. مراجعة التواريخ الهامة والأوقات. اسأل المتصل إذا كان بإمكانهم الحصول على مزيد من المساعدة قبل إنهاء المكالمة. أشكر المتصل في إنهاء المكالمة.

• من المهم القضاء على الانحرافات مثل الموسيقى والطعام والتركيز على المكالمة وإعطاء الإجابة بطريقة احترافية.