كيفية كتابة خطاب للعميل لدفع

عند طلب دفعة العميل ، يتم استخدام التدابير المناسبة لإنشاء خطابات فعالة لإرسالها إليهم. تُستخدم خطابات طلب الدفع عندما لا يدفع العميل فاتورة في تاريخ الاستحقاق. كلما طال الوقت الذي يستغرقه العميل لدفع فاتورة ، زاد عدد الرسائل التي تكتبها الشركة إلى هذا العميل. يجب أن يكون خطاب طلب الدفع مهذبًا وواضحًا ويجب أن يقدم تفاصيل حول الانتهاك الذي يرتكبه العميل.

خطوات المتابعة:

1

يستخدم ترويسة الشركة ، لأنها تحتوي على جميع المعلومات حول المؤسسة وغالبًا ما تبدو أكثر رسمية.

2

يجب أن تكون الرسالة موجهة إلى شخص معين . يجب أن يكون لديك تاريخ الرسالة ، متبوعًا باسم العميل وعنوانه. مخاطبة الشخص الذي يقول "عزيزي" ، متبوعًا بالاسم الكامل للعميل.

3

حدد الغرض من الرسالة. يجب أن يوضح خطاب طلب الدفع هذا الغرض بوضوح في بداية الأمر نفسه. استخدم نغمة احترافية واستخدم كلمات إيجابية ودافئة.

4

يتضمن تفاصيل الدين. يحدد تاريخ الخدمات لهذا الدين وتاريخ الاستحقاق الأصلي والمبلغ المستحق بما في ذلك الرسوم المتأخرة. يتضمن رقم الفاتورة ، مما يتيح للعميل العثور على المستند الأصلي بشكل أسهل. ستقوم العديد من الشركات أيضًا بتضمين نسخة من الفاتورة الأصلية في هذا النوع من الخطابات. يعلم العميل عن سعر الفائدة للمدفوعات المتأخرة.

5

اسأل العملاء عن الدفع. يعلم العميل أنه يمكن تجنب المزيد من الرسوم الخاصة بالدفعات المتأخرة عن طريق دفع المبلغ المقابل في غضون فترة معينة. اطلب من العميل الاتصال بك لإجراء الترتيبات إذا كان غير قادر على إجراء الدفع بالكامل في ذلك التاريخ. تشمل تمديد رقم هاتفك المباشر ، إذا لزم الأمر. قم بتضمين عنوان بريدك الإلكتروني ، وبالتالي قدم مراسلاتك عبر هذا النموذج ، إذا رغب العميل.

6

شكرا الزبون إذا تم السداد بالفعل ، أشكر العميل. شكرا للعملاء مقدما على إرسال الدفع الفوري. أخبر العميل أنه إذا كان لديك أي أسئلة بخصوص هذه المسألة ، فلا تتردد في الاتصال.