كيفية كتابة خطاب لطلب اجتماع

كثير من الناس في المجتمع يعيشون حياة مزدحمة. لذلك ، من أجل مقابلة شخص ما ، من الضروري تقريبًا أن تخطط لوقت ومكان معينين للاجتماع. للاجتماعات غير الرسمية ، عادة ما تعمل رسالة نصية أو مكالمة هاتفية بسيطة. للاجتماعات الرسمية ، يمكن إرسال خطاب لتقديم الطلب. على الرغم من أن هذه الرسالة لا يجب أن تكون طويلة ، يجب عليك معالجة سبب الاجتماع والتواريخ المحتملة ومواعيد الاجتماعات وطلب المتابعة.

انظر إلى هاتين المادتين الأخريين حول كيفية كتابة خطاب توصية للشخص وكيفية كتابة خطاب للعميل لدفعه

خطوات المتابعة:

1

ابدأ الرسالة مع التاريخ وعنوان المستلم والتحية ، على سبيل المثال ، "عزيزي السيد فيكتور" إذا كنت تعمل في مكان منفصل عن المستلم ، فقم بتضمين عنوانك الفعلي وعنوان المستلم. تعد العناوين ذات أهمية حيوية إذا كنت ترسل الرسالة ، ولكن ليس من الضروري إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا.

2

ابدأ نص الرسالة معبراً عن رغبتك في مقابلة الشخص. على سبيل المثال ، يمكنك كتابة: "أنا أكتب هذه الرسالة لطلب مقابلة معك."

3

حدد السبب الذي تريد مقابلته والمدة المقدرة للاجتماع.

4

قدِّم تواريخ وجداول محتملة متوفرة كتابيًا ، مع عبارة مثل: "خلال الأسبوع الذي يبدأ في 21 مارس ، أصبح متاحًا للقاء في أي يوم بين الساعة 9 صباحًا وحتى الظهر."

5

طلب تواريخ بديلة إذا كانت التواريخ المحتملة لا تتوافق مع جدول الشخص. يمكنك كتابتها بهذه الطريقة: "إذا كانت هذه التواريخ لا تتوافق مع جدولك ، فيرجى إرسال تاريخ بديل وأوقات."